Számlázz.hu vagy Billingo – Milyen online számlázót válassz? Webshophoz?

A számlázási folyamat kulcsfontosságú egy webshop számára, mivel időt és pénzt is lehet rajta eltékozolni vagy megnyerni. Ebben a bejegyzésben segíteni szeretnék, induló vagy friss vállalkozóként ha webshopon keresztül értékesíted a termékedet, hogyan spórolhatsz magadnak vagy alkalmazottadnak időt, amit más fontos teendőre tudsz fordítani. Ha nincs webshopod, akkor is van jelentősége és előnye jól választani online számlázó programot. Sőt, ha most térsz át online számlázásra 2020 Július 1-e miatt, akkor is jó helyen jársz!

Taralomjegyzék:

Mi az az API?
Mennyibe kerül az API automatikus online számlázás?
Melyik olcsóbb? számlázz.hu vs Billingo – Összehasonlító táblázat
Melyiket válasszam? Összegzés

NAV biztos?

2020-ban szinte minden online számlázó program NAV biztos. Mit jelent ez? Képes a NAV felé adatszolgáltatásra a program, és a 100.000Ft feletti Áfa esetén automatikusan beküldi a számlát a NAV felé. Valójában nem ez alapján érdemes online számlázó programot választani, mivel ez nagyon alapvető funkció.

Első legfontosabb webshop szempont: mi fog Neked időt spórolni?

Időt spórolni automatikus, robotok által is elvégezhető feladatokkal tudsz webshop esetén. Ebben van segítségre az API kommunikáció, hogy néhány ismétlődő dolgot ne neked kelljen manuálisan újra és újra elvégezned.

1. Mi az API valójában?

Gyakorlatilag az API (Application Programming Interface) egy alkalmazásprogramozási interfész/felület, amivel egy másik program szolgáltatásait lehet használni anélkül, hogy ismert lenne a külső program működése/forráskódja.

A legtöbb webshop képes kommunikálni más alkalmazásokkal úgynevezett API hívásokon keresztül. Ez azt jelenti, hogy a webshopod ezen a digitális és biztonságos csatornán keresztül utasítani tud egy külső számlázó programot, hírlevél küldő szoftvert vagy külső raktárat egy vagy több műveletre.
Milyen műveletre? Számlázásra, díjbekérő kiállítására, raktárkészlet módosítására, hírlevél feliratkoztatásra, stb.
Érdemes ezt a lehetőséget kihasználnod, mivel ezzel jelentős időt tudsz megspórolni!

Hogyan spórol időt neked az API a gyakorlatban?

Abban a pillanatban, amikor a webshopodban a látogató a pénztár oldalon a “megrendelés elküldése” gombra kattint, a WooCommerce eltárolja a megrendelés adatait. 1-2 másodperccel később a számlázó programod képes kiállítani egy díjbekérőt (átutalási fizetési mód esetén), amit automatikusan elküld a vásárlónak. Ha megérkezett az utalás, a “fizetésre vár” státuszból “teljesített” státuszra váltasz, és a számlázó program automatikusan kiállít egy számlát a vásárlódnak, amit szintén megkap e-mailben. Természetesen bankkártyás fizetési mód esetén egyből kaphat számlát az ügyfél, többféle fizetési mód is beállítható.

Gyakorlati példa: A látogató péntek délután megvásárol valamit a webshopodban. Mivel nagyon szorgalmas, és szeretné következő héten megkapni az árut, ezért az automatikusan kiállított díjbekérő alapján még aznap vagy szombaton elindítja az utalást, ami hétfő reggel teljesül. Mivel te hosszú hétvégézel a Balatonon, csak hétfő délelőtt fogod örömmel látni, hogy valaki megrendelte és már ki is fizette a rendelését. Összeállítod a termékeket, Woo-ban átkattintod teljesítettre a rendelést, jön-megy a posta/GLS, és a rendelés “teljesített” státuszváltásával azonos pillanatban a számlát is elküldi az online számlázó program az ügyfél/vásárló részére.
Gyakorlatilag az áru összekészítésén felül csak néhány kattintás volt a számla elkészítése, a díjbekérőt pedig a rendszer automatikusan generálta.
Kártyás fizetés esetén még egyszerűbb a dolog. Péntek délután kifizeti a vásárló a rendelt árut, Neked pittyeg az e-mail vagy telefon a rendelésről és a pénzügyi teljesítésről is. Csak annyi a dolgot, hogy összekészíted és elküldöd az árut, számlázással nem is kell foglalkoznod.

2. Elektronikus számla vs. hagyományos számla

Sokan nem gondolnak rá, de hosszútávon az elektronikus számlákkal is időt lehet nyerni. Ha elektronikus számlát állítasz ki (időbélyeggel ellátott pdf dokumentum), akkor elég a könyvelődnek korlátozott hozzáférést adni az online számlázóprogramodhoz, és el tudja végezni a havi munkálatokat. Ha hagyományos papír alapú számlázásnál maradsz (esetleg számlatömbbel dolgozol), akkor a könyvelés és a részére el kell juttatnod fizikálisan a számlákat, majd ahogy visszakapod.

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXVII. törvény (továbbiakban: áfa törvény) 259. § 5. pontjának értelmezése szerint elektronikus számlának minősül minden olyan, az Áfa törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus úton bocsátottak ki és fogadtak be. 2013. január 1-től elektronikus számlának minősül az elektronikus aláírással ellátott (időbélyeg), illetve az elektronikus adatcsere-rendszerben (EDI) létrehozott számlázás mellett az olyan számla is, amelyet elektronikus úton továbbítottak és elektronikus formában tárolt le a számla befogadója.

5 év, 8 év: Ha hagyományos papír alapon számlázol, akkor azt már biztosan tudod, hogy a kiállított fizetési bizonylatok elévülése az adózás rendjéről szóló törvény szerint 5 év, a számviteli törvény értelmében azonban 8 évig kell megőriznie a vállalkozóknak a kiállított számlákat. A számlákat el kell juttatnod a könyvelőnek, majd visszahozni tőle, rendszerbe tenni a polcon és tárolni sok sok éven át.
Mennyit számlázol évente? Csak 50 számla + díjbekérő * 8 év = 800 bizonylat. Webshopként azért ez picivel (nagyon) több lesz, amit kell majd tárolgatnod papír alapon. Egyszerűbben elfér ugyan ennyi dokumentum a felhőben vagy számítógépen egy mappában, mivel egy elektronikus számla 20-50 kb szokott lenni.

Második fontos szempont: mennyibe kerül egy webshopnak az API kommunikáció számlázáskor?

Szép dolog, ha minden automatikus, de vállalkozóként tudod te is, hogy ezt valakinek valamikor majd ki kell fizetni. Ezért fontos, hogy milyen számlázó programot használsz, mert induló vállalkozásként akár 50-100.000Ft-ot is tudsz spórolni évente egy jó döntéssel.

Ahogy a címben is írtam, a számlázz.hu és a billingo.hu szolgáltatását fogom megvizsgálni főként webshop és automatikus számlázási lehetőség szemszögéből.

2020 Júniusában a Billingo-nak több csomagja is van már, most az ingyenes és a prémium csomagja volt, a számlázz.hu-nál volt free, start, digital és profi csomag is. Induló vállalkozásként és az automatikus kommunikáció szempontjából elegendő néhány csomagot vizsgálni, amiben már benne van az elektronikus számlázási lehetőség és az API kommunikáció.

Megpróbáltam egy összehasonlító táblázatot készíteni a legfontosabb szempontok alapján:

Melyik online számlázóprogram az olcsóbb? Számlázz.hu vagy Billingo: Számoljunk!

Szeretnék segíteni, hogy dönteni tudj, melyik számlázó programot válaszd. A lenti gyakorlati példákon keresztül bemutatom, mit jelentenek a fenti adatok a valóságban forintosítva.
Webshop-ként kerüljük a hagyományos kinyomtatott számlákat, csak az elektronikus számlák kiállítása fontos, ezek szerepelnek a táblázatban is. Minden rendeléshez 2 műveletet [díjbekérő + számla generálása] számoltam, ha átutalásos fizetési móddal fog indulni a webshopod. Ha szolgáltató vagy esetleg bankkártyás fizetési módot is biztosítasz, akkor értelemszerűen egyedi kalkulációt kell végezned majd.

Példa webshop1 – havonta 50db rendelés esetén (netto 250.000 Ft alatt)

szamlazz.hu #free Összesen: 1.905 Ft/hó	szamlazz.hu #start Összesen: 1.575 Ft/hó	billingo.hu STARTER Összesen: 0 Ft/hó	billingo.hu KATA Összesen: 1.000 Ft/hó**
Havi díj: 0 Ft Eletronikus számla: Nincs API kommunikáció: Számla Agent havidíj tartalmazza Számla Agent: 1.500 Ft +10.000Ft plugin (egyszeri)*	Havi díj: 825 Ft Eletronikus számla: 15Ft / db API kommunikáció: Számla Agent havidíj tartalmazza Számla Agent: 1.500 Ft +10.000Ft plugin (egyszeri)*	Havi díj: 0 Ft Eletronikus számla: 0 Ft API kommunikáció: Nincs Ingyenes plugin és plugin használat*	Havi díj: 1.000 Ft Eletronikus számla: 0 Ft API kommunikáció: 0 Ft Ingyenes a plugin és a használata is*

* 1db webshop megrndeléshez 2db API hívást rendeltem (díjbekérő kiküldése + számla kiküldése=2db API kommunikáció)
**A táblázatban nettó árakkal számoltam, Billingónál az éves előfizetéssel (1200Ft/hó helyett 1000Ft/hó)

Példa webshop2 – havonta 100 rendelés esetén

szamlazz.hu #free Összesen: 5.000 Ft/hó	szamlazz.hu #start Összesen: 7.325 Ft/hó	billingo.hu STARTER Összesen: 0 Ft/hó	billingo.hu KATA Összesen: 1.000 Ft/hó**
Havi díj: 0 Ft Eletronikus számla: Nincs API kommunikáció: Számla Agent havidíj tartalmazza Számla Agent: 5.000 Ft +10.000Ft plugin (egyszeri)*	Havi díj: 825 Ft Eletronikus számla: 15Ft / db API kommunikáció: Számla Agent havidíj tartalmazza Számla Agent: 5.000 Ft +10.000Ft plugin (egyszeri)*	Havi díj: 0 Ft Eletronikus számla: Nincs API kommunikáció: Nincs Ingyenes a plugin és a használata is*	Havi díj: 1.000 Ft Eletronikus számla: 0 Ft API kommunikáció: 0 Ft Ingyenes a plugin és a használata is*

Példa webshop3 – havonta 600 rendelés esetén

szamlazz.hu #free Összesen: 5.000 Ft/hó	szamlazz.hu #start Összesen: 14.825 Ft/hó	billingo.hu STARTER Összesen: 0 Ft/hó	billingo.hu KATA Összesen: 1.000 Ft/hó**
Havi díj: 0 Ft Eletronikus számla: Nincs API kommunikáció: Számla Agent havidíj tartalmazza Számla Agent: 5.000 Ft +10.000Ft plugin (egyszeri)*	Havi díj: 825 Ft Eletronikus számla: 15Ft / db API kommunikáció: Számla Agent havidíj tartalmazza Számla Agent: 5.000 Ft +10.000Ft plugin (egyszeri)*	Havi díj: 1.000 Ft Eletronikus számla: 0Ft API kommunikáció*: Nincs	Havi díj: 1.000 Ft Eletronikus számla: 0Ft API kommunikáció: 0 Ft Ingyenes a plugin és a használata is*

2020 Black Friday ajánlatok »

Melyik NAV biztos online számlázó programot válasszam webshop számára? Billingo vagy Számlázz.hu

Ez a nehezebb része, mivel mindenkinek máshogyan van szüksége az online számlázóprogramra, és mindegyik szolgáltató próbál egyedi ajánlatokkal élni, így akinek fontosabb például az autoKATA (számlázz.hu ajánlata), az lehet hajlandó többet fizetni a számlázásért – cserébe megspórolja a könyvelő havidíját.

A másik oldalon a Billingo friss vállalkozást segítő programja miatt 1 évig Prémium ügyfélként minden funkciót megnyitnak, és korlátlan ideig megőrzi az összes számládat. Valamint ha más online számlázóprogramról váltasz (akár csak kipróbálási szintig) a Billingóra, 6 hónapig szintén Prémium csomagot fogsz kapni. Grátisz ajándék, hogy a WordPress WooCommerce plugin a Billingo-nál ingyenes, amíg a számlázz.hu plugin legfrissebb verziója már fizetős – egyszeri alkalommal 10.000 Ft (3.2.5 verzióig volt ingyenes, ami még elérhető a fejlesztő weboldalán).

Banki kapcsolat

Mindkettő számlázó programnál lehetőség van banki összekötésre, így ha a bejövő utaláskor az ügyfél megfelelően tölti ki a banki megjegyzés rovatot utaláskor, akkor a kiállított számla automatikusan teljesített státuszra kerül.

API
A Billingo ingyenes csomagjában nincs API kapcsolat semmilyen szinten amíg a Számlázz.hu mindegyik csomagjában van API összekapcsolási lehetőség, viszont a SzámlaAgent plugin használatáért viszonylag sokat kell fizetni (Netto 1500 Ft) és az elektronikusan hitelesített számlákat 15Ft/db áron adja a számlázz.hu, amíg a Billingo-nál minden API hívás ingyenes.

Ez azt jelenti, hogyha valaki 0-50 számlát szeretne kiállítani automatikusan, akkor a számlázz.hu pluginért 1905 Ft-ot fizet, de még fizetnie kell az elektronikus számlákért is 15Ft%db árat. De náluk van AutoKata, Autokassza és postázási szolgáltatás is (Felárért kiküldik postán a számládat, ha kéred).
Billingo-nál 1000Ft-os havidíjért korlátlan API kapcsolat van, és korlátlan ingyenes elektronikus számla.

Quick
A Quick egy egyszerű költségnyilvántartó, amelynek segítségével a bejövő számlák és a kiadások egyetlen, közös rendszerben vezethetők. Jó hír, ha használni szeretnéd ezt a programot a számlázz.hu és a Billingo rendszere is képes erre.

Összegezhetjük ezt úgy is, hogy a számlázz.hu már free csomagban korlátlan darabszámban és összegben enged hagyományos papír számlát számlázni, az automatikához viszont jelentős árat kérnek. A Billingo ingyenes csomagja szuper, ha manuálisan számlázol, mert az e-számlák ingyen vannak, csak API kapcsolat nincs.

Figyelem! Ez az összehasonlító bejegyzés csak webshophoz kapcsolódó automatikus online számlázási szempontokat vett figyelembe – a kártyás fizetési opciót nem vizsgálva.

Összehasonlítva a kettő számlázó programot azért nehéz választás, de a fenti adatok alapján biztosan jó és bölcs döntést tudsz majd hozni a vállalkozásod számára!